Anleitung User Guide
Vollständige Anleitung zur Nutzung des Meldungsportals – für Vereine und Administratoren.
Teil 1 – Für Vereine & Anmelder
Startseite
Auf der Startseite des Portals siehst du alle wichtigen Informationen zum Turnier: Titel, Datum, Ort und den aktuellen Anmeldestatus.
Der Anmeldestatus kann folgende Zustände haben:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Geöffnet | Anmeldungen werden aktuell entgegengenommen. |
| Noch nicht gestartet | Der Meldezeitraum hat noch nicht begonnen. Ein Countdown zeigt die verbleibende Zeit. |
| Abgelaufen | Der Meldeschluss ist überschritten. Neue Anmeldungen sind nicht mehr möglich. |
Wenn Anmeldungen geöffnet sind, siehst du außerdem die verfügbaren Altersklassen mit Gebühren, Gewichtsklassen und Jahrgangseinschränkungen sowie – falls konfiguriert – einen Kapazitätsbalken.
Registrierung Schritt für Schritt
Die Anmeldung erfolgt in einem geführten Prozess mit vier Schritten. Du kannst jederzeit mit dem Zurück-Button zum vorherigen Schritt wechseln.
Teilnahmebedingungen
Lies die Teilnahmebedingungen des Veranstalters sorgfältig durch. Du musst das Häkchen setzen, um fortzufahren.
Kontaktdaten
Gib die Daten der für die Meldung verantwortlichen Person ein:
- Vorname & Nachname – Ansprechpartner (Pflicht)
- Vereinsname – Name des Vereins / der Institution (Pflicht)
- Telefon – optional
- E-Mail-Adresse – wird für den Magic Link und alle Benachrichtigungen benötigt (Pflicht)
- Kontoinhaber, IBAN, BIC – nur wenn vom Veranstalter als Pflichtfeld aktiviert
Athleten eintragen
Trage alle anzumeldenden Athleten ein. Mit dem Button „Athlet hinzufügen" kannst du beliebig viele Personen ergänzen.
Für jeden Athleten werden folgende Felder benötigt:
- Vorname & Nachname (Pflicht)
- Geburtsdatum – wird für die Jahrgangsvalidierung benötigt
- Passnummer – Lizenznummer / Pass-ID (Pflicht). Die Nummer darf nicht doppelt vorkommen.
- Geschlecht
- Altersklasse (Pflicht) – Auswahl aus den vom Veranstalter festgelegten Kategorien
- Gewichtsklasse – erscheint nach Auswahl der Altersklasse automatisch
- Freies Gewicht – nur bei Altersklassen mit freier Einteilung
Zusammenfassung & Absenden
Überprüfe alle eingetragenen Daten. Es wird eine Übersicht aller Athleten mit den jeweiligen Gebühren und dem Gesamtbetrag angezeigt.
Falls vom Veranstalter konfiguriert, muss noch ein letztes Bestätigungshäkchen gesetzt werden, bevor die Meldung abgesendet werden kann.
Bestätigungsseite & Magic Link
Nach dem erfolgreichen Absenden erhältst du eine Bestätigungsseite mit:
- Einer Zusammenfassung deiner Meldung
- Deinem persönlichen Magic Link – ein einzigartiger Link, mit dem du deine Meldung jederzeit aufrufen und bearbeiten kannst
- Einem QR-Code, der ebenfalls auf deinen Magic Link verweist
Gleichzeitig erhältst du eine Bestätigungs-E-Mail. Falls die Kapazität des Turniers zum Zeitpunkt deiner Anmeldung bereits ausgeschöpft war, wirst du automatisch auf die Warteliste gesetzt und erhältst eine entsprechende E-Mail.
Meldung nachträglich bearbeiten
Solange der Meldezeitraum noch offen ist, kannst du deine Meldung über den Magic Link bearbeiten:
- Rufe deinen Magic Link auf (aus der E-Mail oder der Bestätigungsseite)
- Klicke auf „Meldung bearbeiten"
- Du kannst nun Athleten hinzufügen oder entfernen
Bestehende Athletendetails (Name, Geburtsdatum, Altersklasse etc.) können nachträglich nicht geändert werden. Wende dich dafür bitte an den Support.
Magic Link erneut anfordern
Falls du deinen Magic Link nicht mehr hast, kannst du ihn auf der Startseite des Portals erneut anfordern:
- Scrolle auf der Startseite zum Abschnitt „Magic Link erneut senden"
- Gib die E-Mail-Adresse ein, die du bei der Anmeldung verwendet hast
- Klicke auf „Link senden"
Du erhältst innerhalb kurzer Zeit eine E-Mail mit deinem Magic Link. Aus Datenschutzgründen zeigt das System immer dieselbe Bestätigungsmeldung – unabhängig davon, ob eine Meldung unter dieser Adresse gefunden wurde.
Häufige Fehlermeldungen
| Fehlermeldung | Bedeutung & Lösung |
|---|---|
| Passnummer bereits vorhanden | Diese Passnummer ist bereits in der Datenbank eingetragen. Bitte überprüfe die Nummer oder kontaktiere den Support. |
| Passnummer doppelt in dieser Meldung | Du hast dieselbe Passnummer für zwei verschiedene Athleten eingetragen. Bitte prüfe die Einträge. |
| Jahrgang außerhalb des erlaubten Bereichs | Das Geburtsjahr des Athleten passt nicht zur gewählten Altersklasse. Bitte wähle eine andere Altersklasse oder überprüfe das Geburtsdatum. |
| Anmeldung nicht möglich / Meldezeitraum abgelaufen | Der Meldeschluss ist bereits überschritten. Neue Anmeldungen oder Änderungen sind nicht mehr möglich. |
| Pflichtfeld nicht ausgefüllt | Alle mit * markierten Felder müssen ausgefüllt werden. |
Teil 2 – Für Administratoren & Veranstalter
Admin-Login
Der Adminbereich ist erreichbar unter /admin/login. Gib das festgelegte Administratorpasswort ein. Nach dem Login bleibst du in deiner Browser-Sitzung angemeldet, bis du dich abmeldest oder die Sitzung abläuft.
Der Logout-Button befindet sich oben rechts in der Admin-Navigation.
Dashboard
Das Dashboard (/admin/) zeigt dir auf einen Blick:
- Gesamtanzahl Meldungen und Athleten
- Aufschlüsselung nach Status (z.B. Eingegangen, Bestätigt, Warteliste)
- Gesamtgebühren und bereits bezahlte Beträge
- Die 10 neuesten Meldungen als Schnellzugriff
Meldungen verwalten
Unter /admin/meldungen siehst du alle eingegangenen Meldungen. Du kannst:
- Nach Vereinsname, Kontaktperson oder E-Mail suchen
- Nach Status filtern
- Eine Meldung anklicken, um die Detailansicht zu öffnen
Detailansicht einer Meldung
In der Detailansicht stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
- Magic Link kopieren – zum Weiterleiten an den Verein
- Rechnungs-PDF herunterladen
- Registrierungsstatus ändern – der Verein erhält automatisch eine Benachrichtigungs-E-Mail
- Bezahlten Betrag erfassen
- Interne Notizen hinterlegen (nur für Admins sichtbar)
- Meldung löschen – erfordert eine Begründung; der Verein wird per E-Mail informiert
Athleten & Status verwalten
In der Detailansicht einer Meldung siehst du alle Athleten mit Altersklasse, Gewichtsklasse, Status und Gebühr. Du kannst:
- Den Status eines Athleten direkt per Dropdown ändern (z.B. Eingegangen → Bestätigt)
- Einen Athleten entfernen (Soft-Delete – der Eintrag bleibt als „Entfernt" sichtbar, wird aber aus Berechnungen ausgeschlossen)
Durch Klick auf eine Athletenzeile werden weitere Details eingeblendet: Geburtsdatum, Passnummer und ob es sich um eine Nachmeldung handelt.
Altersklassen & Gewichtsklassen
Unter /admin/altersklassen verwaltest du die Kategorien des Turniers.
Neue Altersklasse erstellen
- Name – Anzeigename (z.B. „Männer U23")
- Ringerstil – optional: G = Gr.-röm. (Greco-Roman), L = Freistil – wird im Standard-Excel-Export ausgegeben
- Sortierung – bestimmt die Reihenfolge in der Auswahlliste
- Weibliche Sportler erlaubt – ob Frauen diese Klasse wählen dürfen
- Freie Einteilung – wenn aktiviert, geben Athleten ihr Gewicht frei ein (kein Dropdown)
- Gebühr pro Athlet – Startgebühr für diese Klasse
- Aktiv – deaktivierte Klassen erscheinen nicht im Anmeldeformular
- Jahrgang von / bis – optionale Geburtsjahrbeschränkung
Gewichtsklassen
Im unteren Teil des Formulars kannst du Gewichtsklassen für diese Altersklasse hinzufügen, umbenennen oder entfernen. Eine Gewichtsklasse kann nicht gelöscht werden, solange ihr Athleten zugewiesen sind.
Turniereinstellungen
Unter /admin/einstellungen konfigurierst du das gesamte Turnier:
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Titel | Name des Turniers – erscheint im Browser-Tab und allen E-Mails |
| Beschreibung | Freitext (HTML) – wird auf der Startseite angezeigt |
| Veranstaltungsort | Adresse / Halle des Turniers |
| Meldung ab / bis | Zeitraum, in dem Anmeldungen möglich sind |
| Turnier-Datum | Einzelner Tag oder Zeitraum (von–bis) |
| Max. Teilnehmer | Kapazitätsgrenze – bei Überschreitung werden neue Meldungen auf die Warteliste gesetzt |
| Logo / Favicon | Bilder für die Darstellung im Portal |
| Briefpapier | Hintergrundbild für Rechnungs-PDFs |
| Farben | Primär-, Sekundär- und Akzentfarbe als Hex-Code |
| IBAN erforderlich | Wenn aktiv, müssen Vereine ihre Bankdaten bei der Anmeldung angeben |
| Admin E-Mail | Empfänger der Admin-Benachrichtigungen bei neuen Meldungen |
| Standardgeschlecht | Vorausgewähltes Geschlecht im Anmeldeformular |
| Impressum / Datenschutz URL | Links im Footer |
| Meldeschluss-Erinnerung | Automatische Erinnerungsmail X Tage vor Meldeschluss |
E-Mail-Konfiguration & Vorlagen
SMTP-Einstellungen (/admin/einstellungen/email)
Trage die Zugangsdaten deines E-Mail-Servers ein:
- SMTP-Server, Port, Benutzername, Passwort
- TLS (Port 587) oder SSL (Port 465)
- Absendername und Absender-E-Mail-Adresse
Mit dem „Test-E-Mail senden"-Button kannst du die Konfiguration überprüfen.
E-Mail-Vorlagen (/admin/einstellungen/email-vorlagen)
Alle vom System versendeten E-Mails können individuell angepasst werden. Verfügbare Vorlagen:
| Vorlage | Wird gesendet bei |
|---|---|
| Bestätigung | Erfolgreicher Einreichung |
| Warteliste | Einreichung wenn Kapazität voll |
| Magic Link | Anforderung des Links über die Startseite |
| Admin-Benachrichtigung | Neue Meldung oder Nachmeldung (an Admin) |
| Statusänderung | Änderung des Meldungsstatus durch Admin |
| Meldung gelöscht | Löschung durch Admin |
| Meldeschluss-Erinnerung | Manuell oder automatisch vor Meldeschluss |
In den Vorlagen können Platzhalter wie {{contact_name}}, {{club_name}} oder {{magic_link}} verwendet werden. Die jeweils verfügbaren Variablen sind in der Bearbeitungsansicht aufgelistet.
Disclaimer-Texte (/admin/einstellungen/disclaimer)
Zwei Texte können als Markdown eingegeben werden:
- Anmelde-Disclaimer – wird auf Schritt 0 angezeigt (muss bestätigt werden)
- Absende-Disclaimer – erscheint auf der Zusammenfassungsseite vor dem finalen Absenden
Statustypen verwalten
Unter /admin/einstellungen/status-typen verwaltest du die Statusarten für Meldungen und Athleten.
Die vier Systemstatus können nicht gelöscht werden:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Eingegangen | Standard bei neuer Meldung |
| Bestätigt | Zählt zur Kapazitätsberechnung |
| Warteliste | Automatisch bei voller Kapazität |
| Abgelehnt | Manuell gesetzt durch Admin |
Eigene Statustypen können mit individuellem Namen und Farbe angelegt werden.
Massenmail & Erinnerungsmail
Massenmail (/admin/meldungen/massenmail)
Sende eine E-Mail an alle oder eine gefilterte Gruppe von Anmeldern. Du kannst nach Status filtern (z.B. nur an „Bestätigt") und die E-Mail mit Platzhaltern personalisieren.
Erinnerungsmail
Über Einstellungen → Erinnerung senden kannst du manuell eine Erinnerungsmail an alle Anmelder versenden. Die Mail enthält das Meldeschlussdatum und den Magic Link.
Exporte
Unter /admin/export stehen drei Exportarten zur Verfügung:
| Export | Inhalt & Verwendung |
|---|---|
| Athleten CSV / Excel | Alle aktiven Athleten mit Vereinsdaten, Altersklasse, Gewichtsklasse, Status und Gebühr. Geeignet für eigene Auswertungen. |
| Standard-Format Excel | Export im internationalen Standardformat für externe Turniersoftware. Spalten: Name, Club, Ageclass, Weight, License, Country, Style, Sex, BOD. Style G = Gr.-röm., L = Freistil. |
| Abrechnung CSV / Excel | Zusammenfassung pro Verein mit Gesamtgebühr, bezahltem Betrag und offenen Posten. Geeignet für die Buchhaltung. |
Portal auf externer Website einbetten
Unter /admin/einstellungen/einbinden findest du fertige HTML-Code-Snippets, mit denen das Portal auf einer externen Website eingebettet werden kann:
- Badge – minimaler Statusindikator
- Karte – kompakte Infokarte mit Registrierungsbutton
- Vollständig – vollständige Registrierungsoberfläche als Iframe
Den jeweiligen <iframe>-Code einfach in das CMS oder die Website einfügen.
Protokoll & Logs
Audit-Protokoll (/admin/protokoll)
Alle wichtigen Aktionen werden protokolliert: Statusänderungen, Zahlungserfassungen, Athleten-Hinzufügungen und -Löschungen. Du kannst nach Level (INFO, WARNING, ERROR) und Aktion filtern.
Anwendungslog (/admin/logs)
Zeigt die technischen Anwendungsprotokolle mit farblicher Kennzeichnung nach Schweregrad. Nützlich zur Fehlerdiagnose.
Support & Hosting
Noel Mayr
Dieses Portal wird ausschließlich von Noel Mayr gehostet und betrieben.
Bei technischen Problemen, Fragen zur Plattform oder Wünschen zur Konfiguration wende dich bitte direkt per E-Mail:
support@n-mayr.net